こんにちは。
今回は電話対応についてお話しします。
仕事で電話応対をすることになり、やり方がよくわからず悩んでいませんか？
何度電話対応をしても、自分は電話が苦手だと思っている人も多いですよね。

　　　　　

電話の用件は出るまで誰にもわかりません。
その時たまたま電話に出た方の対応次第で、会社の印象はプラスにもマイナスにも変わってしまいます。
顔が見えない状況でのコミュニケーションだからこそ、
ビジネスマナーの基本ができているかどうかが重要となるのです。

　　

　　

電話対応の基本マナー

　　　　　

1. 電話がかかってきたら3コール以内に取る
電話は鳴ったらすぐに出ることが基本です。
デスクから離れていて、電話に出るまでにかなり時間がかかってしまった場合、
「大変お待たせいたしました。」と一言そえると好印象です。
また、相手が名乗り終わった後「いつもお世話になっております。」という一言を入れるようにしましょう。
ビジネス上は欠かせない相づちです。

　　

2. 会社名と自分の名前を名乗る
「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯　△△でございます」
と「会社名」と「自分の名前」を伝えてください。
会社によって異なりますので、確認してから電話をとりましょう。

　　

3. 相手の名前を復唱・確認してメモを取る
自分宛の電話でない場合、かなり重要なポイントです。
取り次ぎする方へ渡す大切な情報です。
内容により、取り次がれる相手も電話に出る心構えが変わります。
必ず相手の会社名・担当者名・内容を聞いてから取り次ぎましょう。
また担当者が不在の場合、折り返し先の連絡先や都合のいい日程や時間帯も確認ができているといいですね。

　　

4. 相手が電話を切ってから受話器を置く
話が終わったと思い、受話器をガチャっとおいてしまうのはNGです。
1～3までの対応が素晴らしくても、最後に嫌な印象を与えてしまいます。
落ち着いて必ず相手が電話を切ったことを確認してから受話器を置きましょう。

　

　　

電話は声だけのコミュニケーションです。

顔が見えない電話越しでも声で相手に表情が伝わります。
ただ電話をとるだけでなく、こんなことにも気を付けましょう

　

・電話の受け答えは1トーン明るい声を意識
電話では表情や仕草が見えないため、自分の印象を決めるのは声のみです。

　　

・口角を上げて話す
笑顔で話すと「笑声(えごえ)」という明るく朗らかな声を出しやすくなるので、ぜひ試してみてください。

　　

・活舌
相手が聞き取りやすいよう、はっきりと話す意識をしましょう。
電話となると、急に早口になってしまう人がいます。
掛けて来た人はせわしなく感じ、用件を急ぐようになります。
電話は普段の話し方よりも、落ち着いたテンポでゆっくり話すよう心掛けましょう。

　　　

　　

最後に・・・電話に出る際は、会社の代表であるという意識を持ちましょう。
会社に電話をかけてくる相手は、あなたの電話応対に対する印象を会社全体の印象と結びつけて考えます。
上記の内容をしっかり意識していれば電話対応は恐くありません！
また、入社したての場合は、社内の同僚や先輩に対してあなたのやる気を伝える場となります。
積極的に電話を取っていきましょう。
電話の応答に慣れたり、取引先に覚えてもらうと、仕事効率も上がりスキルアップにもつながります！