こんにちは！
前回のブログで電話対応についてお話ししました。
今回は来客対応についてお話しします！

会社には、商談や打ち合わせなどで会社には様々な方が訪れます。
来客応対を任されたとき、どのようにすればよいのかと不安になることもあるでしょう。
その来客対応にもマナーがあり、場合によっては会社そのものの信頼を落としてしまうかもしれません。
お客さまに不安感を抱かせないことと常に会社の代表という意識を持って応対するこです。
ポイントとコツをしっかり押さえてお客様に安心していただける環境を作りましょう。

　　　　

1　事前準備

事前準備はとても大切です。
来客するお客様を把握していれば対応もスムーズ行えるうえに、
人数なども分かればお茶などの用意も事前に行うことができます。
また、マナーではありませんが、案内する応接室が汚れていれば失礼になってしまいますので、このようなことを事前に確認しておきましょう。

　　　

《来社予定の確認》

会社名、時間や人数、部屋の確認

　　

《応接室の準備》

・テーブルや椅子はきれいに清掃されているか
・照明がついていて部屋が明るいか
・空調が効いて適温に調整されているか
・お出しする飲み物の確認

　　

《感染症対策》

・検温方法
・消毒液補充
・マスクを着用されていない方の為に、マスクの在庫確認
・換気

　　　

２　来客対応　

《 笑顔でご挨拶》

お客様が来社された際には「いらっしゃいませ」と笑顔で明るく出迎えるのがマナーです。

《約束の有無を確認する》

出迎えと同時に「名前」「社名」「約束の相手」を確認します。
基本的にはお客様の方から伝えてくれるはずですが、
伝えてもらえない場合には「恐れ入りますが、お名前を頂戴できますでしょうか？」などと確認するようにしましょう。
担当者に伝えると共にお客様の人数や、お通しする場所も伝えておくようにしましょう。

　　

飛び込み営業や近くに来たついでに立ち寄り来社される方もいますが、
必ず担当者に相手の社名と名前、用件を伝え、どうすればいいのか確認をします。
来客の旨を担当者に伝え、会わない、会えない場合には
「大変申し訳ございませんが○○は席を外しております」や「お約束のない方のお取り次ぎはいたしかねます」などお断りをしたりと、それぞれに応じた臨機応変の対応が必要です。
また、社内で迷っているお客様を見かけたら、聞かれる前にこちらから声をかけましょう。

　　　　

３　ご案内

次はお客様をお部屋へご案内となります。
「２階の応接室にご案内します」などと行き先を告げてからお部屋まで案内します。

社内を案内する際はお客様の２、３歩、斜め前を歩いて、自分の背中をお客様の正面に向けないように注意します。
廊下を曲がるとき、エレベーターへ乗り降りするとき、段差を越えるときなどは
「段差がございますので足元にご注意くだい」など危険がないように配慮するとさらに良い対応となります。

　　　　

４　必ずノックして部屋に入る

部屋に入るときは必ずノックをします。

《外開きはお客様を先に、内開きは先に入室する》

ドアが内開きの場合は「お先に失礼いたします」と言い、先に入室してドアを押さえながらお客様に入室していただきます。
外開きの場合は開いたドアを手で押さえながら「どうぞお入りください」といってお客様を先に部屋にお通します。

　　　　

入室していただいた後は、お客様を上座に案内します。

　　　

５　上座へご案内する

座る場所には、「上座」と「下座」があります。お客様に座っていただくのは、入り口から一番遠い場所にある椅子やソファになります。

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《ポイント！》

「おかけになってお待ちください」とだけいったのでは、
お客様が遠慮して下座に座ってしまう場合がありますので、お座りいただく席を示しながら勧めます。
ご案内が完了したら「○○は間もなく参りますのでしばらくお待ちください」と伝え退出します。

　　　

６　お茶を出す

お茶を出す順番は、来客の上座から下座、自社の上司から部下という順番です。
名刺交換中などは避け、タイミングをみてお持ちしましょう。
テーブルに書類が広がっていてお茶を置くスペースがない場合は、黙って勝手に書類を動かしてはいけません。
必ず自社の担当者に「お茶はどちらに置けばよろしいでしょうか」と伺い、指示に従いましょう。

　　　

会社にはさまざまな用件でお客さまがいらっしゃいます。
お客さまにとって訪問先の会社は自身の会社とは違うため、不慣れで戸惑うことがあります。
特に初めての会社に出向くときは、不安な気持ちでいっぱいかもしれません。
お客さまに安心感を与える丁寧な案内をすることによって、
あなたや会社に対する印象はグッとアップするはずです。
いつでも明るく、迅速に、対応できるよう準備をしておきましょう！